مدیران در گذشته، بسیاری از کارهای خود را با استفاده از کاغذ یا اکسل انجام می‌دادند که دسترسی به اطلاعات مربوط به آنها را محدود می‌کرد و خطر خطای انسانی را افزایش می‌داد. نرم‌افزارهای اتوماسیون با دیجیتالی کردن این اطلاعات، قابلیت ردیابی داده‌ها، مدیریت آنها و پی‌گیری از هر زمان و مکان را برای کاربران فراهم کرده‌اند.
واحد دبیرخانه از اصلی‌ترین بخش‌هایی است که از اتوماسیون اداری بیشترین بهره را می‌برد. سیستم مدیریت مستندات نیز مدیریت اسناد و پی‌گیری نامه‌نگاری‌ها را بسیار آسان می‌کند.