برخی از ویژگی های بارز و جدید اتوماسیون مکاتبات مهردانش

1- امکان استفاده پرونده ی الکترونیکی برای کلیه ی پرسنل

بارگذاری مدارک پرونده توسط شخص فرهنگی و تایید کارشناس اداره - بارگذاری مدارک پرونده توسط بایگانی اداره و ثبت توسط شخص فرهنگی - امکان اضافه کردن نامه های اداری و ورودی جدید به پرونده ی پرسنلی شخص توسط دبیرخانه

2 - امکان راه اندازی انواع فرم های اداری (مرخصی - ماموریت - کسراقساط و ...)

گردش کار منحصر به فرد و کاملا اتوماتیک برای کلیه ی کارشناسان اداره - مدیران مدارس و معلمان - گزارش گیری کامل برروی کلیه ی درخواست ها (درحال گردش - تایید شده یا تایید نشده) - درخواست کسر اقساط با اعمال محدودیت بر اساس تعداد ماهیانه و سالیانه و مبلغ درخواست با بررسی فیش حقوقی پرسنل

3 - امکان ایجاد انواع فرم های اطلاعاتی (جمع آوری اطلاعات)

فرم های اطلاعاتی منطقه ای و استانی را به صورت کاملا اختصاصی و منحصربه فرد میتوانید ایجاد نمایید و گزارش گیری های شهرستانی و استانی از آن داشته باشید .

برخی از مشتریان سیستم اتوماسیون اداری در حال حاضر

روشهای ممکن  جهت نصب و راه اندازي سامانه  اتوماسیون

طرح اول :

نصب و راه اندازي سرور مذكور به تعداد هر شهرستان جهت پوشش دهي به مراکز و نقاط تحت پوشش دستگاه درهر شهرستان به صورت مجزا.

 طرح دوم :

  تقسيم بندي شهرستانها به تعداد چهار یا پنج منطقه و نصب و راه اندازي سرورهاي منطقه اي جهت پوشش دهي به شهرستانهاي مربوط به هر منطقه.

طرح سوم :

نصب و راه اندازي سرور مركزي در استان جهت پوشش دهي به تمامي مراکز و یا نقاط به صورت مركزي.

 برخي از ويژگي هاي سامانه و تعهدات شركت :

v    امكان ارتباط از طريق بسترهاي ارتباطي مانند اينترنت ،اينترانت و...

v    نامحدود بودن تعريف كاربر در هر شهرستان

v    سرعت مناسب سيستم با وجود پهناي باند هاي كم.

v    ارائه هرگونه ورژنهاي جديد و ارتقاء سرويس ها به صورت رايگان(در صورتي كه سرويس ها توسط شركت انجام شده باشد(

v    تعهد پشتيباني به مدت 10 سال .

v    نرم افزار کاملا تحت وب و هوشمند و از نظر گرافیکی بسیار ساده، روان  و کاربر پسند

v    سرعت دسترسی به اطلاعات بسیار بالا حتی با اتصال Dial Up

v    تغییر و اصلاح سیستم مطابق نیاز

v    ارتباط واحدهای زیر مجموعه یا شهرستانها با اداره کل از طریق مکاتبات داخلی بدون دخالت دبیرخانه و ثبت اتوماتیک بطور هوشمند .

v    امکان مکاتبات دوستانه در حریم شخصی برای مکاتبات غیر اداری.

v    تابلوی اعلانات خصوصی هوشمند برای گروهها و در نتیجه حذف بخشنامه های اطلاع رسانی.

v    بارکد گذاری نامه ها و سیستم مانیتورینگ نامه های ارباب رجوع در دبیرخانه و مشاهده آنلاین چرخه نامه توسط ارباب  رجوع.

v    صندوق پیشنهادت و انتقادات واقعی.

v    حجم ذخیره سازی بسیار پایین بانک اطلاعاتی

v    تهیه  اطلاعات فایل ها، چرخه نامه و دفتر اندیکاتور بر روی سی دی و فایل اکسل یا اکسس یا هر بانک اطلاعاتی.

v    پشتیبانی کامل از ایمیل و ECE و ارسال ها بصورت  اتوماتیک و هوشمند .

v    ارسال مجدد نامه های ارسال نشده در صورت قطع بستر ارتباطی.

v    عدم وابستگی به  نرم افزار جانبی روی کلاینت ها .

v    سادگی آموزش پرسنل بدلیل سادگی سیستم .

v    ارسال نامه ها بین اتوماسیون های یک سازمان بزرگ بدون استفاده از E-mail و اطلاع از وضعیت نامه در مقصد به طور هوشمند.

برخی امکانات سیستم اتوماسیون مدارس شاخص

ثبت نام اینترنتی

تعریف سال تحصیلی برای دسته بندی اطلاعات و نگهداری سوابق سال های گذشته

انتقال اطلاعات از سال گذشته به سال جدید

تعریف کلاس های آموزشی منطبق با ساختار آموزشی و فیزیکی

ثبت و ایجاد پرونده الکترونیکی دانش آموزی شامل مشخصات دانش آموزی از قبیل اطلاعات فردی،  اطلاعات محل سکونت، سوابق تحصیلی دانش آموز

ثبت مشخصات فردی مدرسین برای استفاده در سایر قسمت ها

تعریف کلاس های مورد نیازسال تحصیلی

نرم‌افزار گزارش‌ساز  فارسی  که با کمک آن ارائه انواع گزارشات و اطلاع رسانی فردی، گروهی امکان‌پذیر می‌ گردد.

ارسال پیامک به اولیاء در صورت غیبت دانش آموز

ورود به کارتابل اختصاصی جهت مدیریت،معلمان،اولیاء

مشاهده کارنامه دانش آموزی جهت اولیاء

اطلاع از وضعیت غیبت ،پرونده های دانش آمو ز،تابلو اعلانات مدرسه،صندوق انتقادات و پیشنهادات

صدور و چاپ کارت ورود به جلسه برچسب صندلی به همراه لیست کنترل دانش آموزان

کنترل امور مربوط به شهریه یا کمک های مردمی و گزارشات آن

کنترل امور مربوط به سرویس مدارس

ارزیابی  معلمین به صورت کلاسی ، پایه ،و...

تابلو اعلانات مدرسه

طرحهای در دست تکمیل

• مدیریت آزمون
• بانک سوالات
• درخواست امتحان الکترونیکی جهت آمادگی امتحان اصلی با موضوعات درسی دلخواه
• کتابخانه الکترونیکی
• امکان صدور کارت هوشمند برای کلیه دانش آموزان
• امکان تعریف اثر انگشت برای کلیه دانش آموزان
• اتصال به دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه
• کنترل حضور دانش آموز در مدرسه از طریق اینترنت

—            اهداف و ضررورت سامانه

—                     اجرای یک سیستم مکانیزه هوشمند، تحت وب استانی  ، کاربر پسند و سریع با مدیریت توزیع شده جهت اجرای فرایند دوره های ضمن خدمت از ابتدا تا انتها ،گزارش گیری و مدیریت کلان استانی و یا کشوری به نحوی که علاوه بر اینکه بتواند کلیه دستگاههای استانی را تحت پوشش قراردهد زیر مجموعه ها نیز بتوانند دوره های ضمن خدمت خود را درخواست، اجرا و رصد نمایند.

—            برخی اشکالات سیستم های پیاده سازی شده موجود

v     توزیع نبودن وظایف در طی برگزاری یک دوره

v     ارائه دوره ها از بالا به پایین

v     کنترل شرایط فراگیران بصورت دستی

v     ثبت وقایع بعد از اتمام دوره در سیستم

v     ابهام در اطلاعات ثبت شده

v      عدم دسترسی فراگیران به سوابق دوره های گذرانده شده

v     درگیربودن مستقیم کارشناسان ضمن خدمت با اجرا به جای نظارت .

ویژگی های بارز این سامانه:

ü      تحت وب بودن سامانه.

ü      هوشمند بودن در حداکثر فعالیت ها.

ü      تعریف دوره توسط ستاد.

ü      ارائه محتوی روی سامانه.

ü      عدم ثبت نام دستی توسط کارشناسان ضمن خدمت بجز دوره های متمرکز کشوری، استانی.

ü      اطلاع رسانی بین استان،شهرستانها،فراگیران، مدرسان و مدیران دوره در لایه های مختلف.

ü      امکان ثبت نام فراگیران در دوره ها بطور هوشمند بر اساس :

—            استان – پست -  رشته شغلی – جنسیت – سابقه و ...

ü      تکامل تدریجی سامانه بر اساس پیشنهاد استانداری.

ü      طراحی بر اساس فرآیند های ضمن خدمت.

ü      عدالت محوری در بین فراگیران مهمترین مشخصه سامانه.

ü      اجرای دوره های آموزشی بر اساس نیاز فراگیران.

ü      نیاز سنجی دوره های اعلام شده.

ü      پیشنهاد  موضوع توسط  فراگیران برای برگزاری دوره های که در سامانه طراحی نگردیده است. 

ü      حذف کامل چاپ گواهینامه های ضمن خدمت.

ü      برگزاری آزمون ها بصورت :   غیر حضوری و حضوری (تست سنتر)

ü      توزیع وظایف و فعالیت ها و در نتیجه سرعت بخشیدن به اجرا با تعریف :

(کارشناسان ضمن خدمت ، مدیران دوره ، مدرسان دوره ، فراگیران ، مراکز مجری)

ü      دسترسی فراگیر به سوابق دوره های گذرانده شده.

ü      تعریف دوره ها و اختصاص به دستگاههای استانی با تعیین شرایط.

ü      تعیین دوره های مورد نیاز توسط فراگیران(نیاز سنجی).

ü      درخواست دوره ها توسط دستگاههای استانی ،فرمانداریها ،بخشداریها و دهیاریها و تایید توسط استان بر اساس نیاز .

ü      کلاس بندی و تعیین عوامل اجرا.

ü      حضور و غیاب .

ü      تعریف و برگزاری آزمون.

ü      صدور گواهینامه .

ü      ارزشیابی از دوره های آموزشی (مدیر، مدرس و دوره) .

ü      مکانیزه شدن امور مالی دوره ها بصورت متمرکز .

ü      تعریف دوره ها به صورت : دوره های متمرکز (قطبی) و یا  دوره های غیر متمرکز